葉京生
信息化給企業(yè)帶來了巨大改變，越來越多的企業(yè)開始采用系統(tǒng)來替代人工，不僅提升了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效率，也幫助企業(yè)隨時(shí)查找數(shù)據(jù)，大大提升了數(shù)據(jù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。
現(xiàn)在，配件企業(yè)普遍都使用了進(jìn)銷存軟件，來管理配件的入庫(kù)、銷售、補(bǔ)庫(kù)計(jì)劃和采購(gòu)，大大降低了手工記賬的工作量，賬目的精確度也大大提升。
然而，配件進(jìn)銷存軟件除了記賬功能外，系統(tǒng)還產(chǎn)生了大量進(jìn)銷存數(shù)據(jù)，數(shù)字化時(shí)代，數(shù)據(jù)就是新的“石油”，這些數(shù)據(jù)能夠幫助企業(yè)洞察自身經(jīng)營(yíng)中的問題和風(fēng)險(xiǎn)，指明改進(jìn)方向，提升管理水平。
數(shù)據(jù)能為企業(yè)帶來價(jià)值，進(jìn)銷存數(shù)據(jù)能幫助企業(yè)做好庫(kù)存計(jì)劃，從而更加精準(zhǔn)地預(yù)測(cè)市場(chǎng)需求，采購(gòu)用戶所需配件，提高配件的現(xiàn)貨滿足率。
（圖片來自網(wǎng)絡(luò)）
不幸的是，庫(kù)存大數(shù)據(jù)的“油田”尚未開采，一邊是很多企業(yè)由于糟糕的庫(kù)存計(jì)劃出現(xiàn)庫(kù)存積壓，產(chǎn)生了大量浪費(fèi)和風(fēng)險(xiǎn)，另一邊是能夠改善庫(kù)存計(jì)劃的數(shù)據(jù)靜靜地躺在系統(tǒng)里，讓企業(yè)寶貴的資金、利潤(rùn)和客戶繼續(xù)大量流失。
做庫(kù)存計(jì)劃需要哪些數(shù)據(jù)？
制造商、代理商和配件店里存在著大量的過剩庫(kù)存和呆滯庫(kù)存，其原因就是缺少科學(xué)的庫(kù)存計(jì)劃。[b]中國(guó)工程機(jī)械市場(chǎng)每年的配件銷量約2000億，平均庫(kù)存周轉(zhuǎn)率僅2.5次/年左右，由此推算出各級(jí)配件倉(cāng)庫(kù)里共有約800億的庫(kù)存，其中有超過500億為呆滯庫(kù)存（即存儲(chǔ)在倉(cāng)庫(kù)里卻沒有用戶需要）和過剩庫(kù)存（即雖然有用戶需要，但倉(cāng)庫(kù)里存得過多的配件），這些無效庫(kù)存造成了巨大浪費(fèi)，并產(chǎn)生了巨大風(fēng)險(xiǎn)。
配件的進(jìn)銷存數(shù)據(jù)，不僅為企業(yè)配件業(yè)務(wù)的經(jīng)營(yíng)提供了財(cái)務(wù)依據(jù)，而且還暴露了客戶需求的蛛絲馬跡。企業(yè)可以根據(jù)進(jìn)銷存系統(tǒng)中的出庫(kù)、入庫(kù)、月末庫(kù)存、缺件、在途等數(shù)據(jù)，計(jì)算出每一種配件需求的均值和方差，從而根據(jù)庫(kù)存管理模型和預(yù)期的配件現(xiàn)貨率，計(jì)算出該配件的安全庫(kù)存（參考《從進(jìn)銷存系統(tǒng)到三箱庫(kù)存管理模型》）。
根據(jù)從供應(yīng)商的訂貨間隔和交貨周期，加上安全庫(kù)存，我們就可以確定這種配件的健康庫(kù)存水平，這就是配件庫(kù)存的“錨”，無論市場(chǎng)如何變化，配件庫(kù)存量都在圍繞著這個(gè)“錨”進(jìn)行微調(diào)，換句話說，是圍繞著變化的市場(chǎng)需求在調(diào)整，從而將無效庫(kù)存降到最低，并實(shí)現(xiàn)較高的配件現(xiàn)貨率。
數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性問題
要做好庫(kù)存計(jì)劃，首先必須保證庫(kù)存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。國(guó)外有句俗話，叫“狗屎進(jìn)，狗屎出”，意思是說如果數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，無論你使用的模型多么高級(jí)，預(yù)測(cè)出來的結(jié)果也不可信。大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)的質(zhì)量極為重要。
筆者遇到過一些企業(yè)，他們雖然購(gòu)買了進(jìn)銷存系統(tǒng)，但員工忙起來時(shí)常常不按流程操作，不使用系統(tǒng)下單，或者先發(fā)貨后補(bǔ)單。很多單據(jù)積壓在一起，等不忙的時(shí)候再一起錄入系統(tǒng)。由于時(shí)間過了很久，錄入系統(tǒng)時(shí)出庫(kù)時(shí)間、發(fā)貨數(shù)量和客戶信息都可能出錯(cuò)，或出現(xiàn)遺漏，員工覺得訂單已經(jīng)完成，系統(tǒng)只是補(bǔ)個(gè)手續(xù)，有點(diǎn)差錯(cuò)沒關(guān)系，可基于這些數(shù)據(jù)做出的需求預(yù)測(cè)就是錯(cuò)誤的。
有些配件店的老員工不會(huì)使用電腦，覺得從前手工記賬照樣賣配件，認(rèn)為系統(tǒng)完全是多此一舉。結(jié)果年輕員工使用系統(tǒng)，老員工仍使用紙質(zhì)單據(jù)，雖然有系統(tǒng)卻只有部分人使用，數(shù)據(jù)完整性當(dāng)然無法保證。
企業(yè)必須教育自己的員工，保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性十分重要。不準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)就好比是一堆“狗屎”，一點(diǎn)兒價(jià)值也沒有。
數(shù)據(jù)失真問題
在庫(kù)存計(jì)劃中，企業(yè)還面臨數(shù)據(jù)失真的問題，按時(shí)、完整錄入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)并非就一定是真實(shí)的數(shù)據(jù)。那么，什么樣的數(shù)據(jù)才是真實(shí)的數(shù)據(jù)呢？
除了前面所講的系統(tǒng)錄入問題之外，還有一些數(shù)據(jù)看似真實(shí)，實(shí)際上卻已失真，這些數(shù)據(jù)必須在“數(shù)據(jù)清洗”階段加以處理，以免造成錯(cuò)誤的預(yù)測(cè)結(jié)果。
（圖片來自網(wǎng)絡(luò)）
首先，很多制造商要求其代理商每月采購(gòu)配件庫(kù)存訂單，他們還給代理商下達(dá)了年度采購(gòu)任務(wù)，任務(wù)完成情況與代理商的評(píng)獎(jiǎng)和返利掛鉤。為了拿到返利，代理商總會(huì)想方設(shè)法完成配件采購(gòu)任務(wù)，即使不需要的配件也會(huì)先采購(gòu)放進(jìn)倉(cāng)庫(kù)再說。但是，這些采購(gòu)數(shù)據(jù)并非市場(chǎng)和客戶的真實(shí)需求，制造商如果根據(jù)代理商采購(gòu)數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)今后幾個(gè)月的需求，誤差將會(huì)很大。
其次，代理商為了增加配件銷量，常常舉辦配件促銷活動(dòng)，打折的配件通常都是客戶需要用的保養(yǎng)件，這類活動(dòng)只是把客戶未來的需求提前，客戶也因?yàn)閮r(jià)格優(yōu)惠，提前把半年后需要的配件買來放在倉(cāng)庫(kù)里，促銷當(dāng)月銷量大增，之后幾個(gè)月的配件銷量將會(huì)下降很多。
如果代理商根據(jù)這個(gè)月的出庫(kù)數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)未來需求，下個(gè)月就必須采購(gòu)更多的配件庫(kù)存。但是，下個(gè)月配件恢復(fù)原價(jià)之后，銷量很可能將會(huì)大減，就會(huì)產(chǎn)生很多呆滯庫(kù)存。
代理商的分公司每月會(huì)從代理商總部采購(gòu)配件庫(kù)存，這些采購(gòu)數(shù)據(jù)并非客戶的真實(shí)需求，只是換到一個(gè)離客戶更近的倉(cāng)庫(kù)而已。如果用這類“失真”數(shù)據(jù)來做庫(kù)存計(jì)劃，就會(huì)產(chǎn)生錯(cuò)誤的預(yù)測(cè)。
第三，有些企業(yè)客戶，每到年底都會(huì)突擊采購(gòu)，以便完成當(dāng)年的采購(gòu)任務(wù)。還有一些去海外施工的企業(yè)客戶，一次性采購(gòu)很大批量的配件發(fā)往國(guó)外，做未來幾年的配件庫(kù)存。這些需求都是一次性的，并非當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)的穩(wěn)定需求，都屬于配件需求的“失真”數(shù)據(jù)。
那么，什么才是真實(shí)的需求數(shù)據(jù)呢？終端用戶購(gòu)買的配件才是真實(shí)的需求數(shù)據(jù)，最準(zhǔn)確地反映了市場(chǎng)需求的變化，根據(jù)這些數(shù)據(jù)做出的庫(kù)存計(jì)劃才更接近實(shí)際需求，造成的呆滯庫(kù)存最小，滿足客戶需求的概率最大。
制造商如果能夠通過系統(tǒng)獲得第一線客戶購(gòu)買的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，就能夠采用分布式配件庫(kù)存協(xié)同戰(zhàn)略（參考《后市場(chǎng)的配件供應(yīng)協(xié)同體系》），形成制造商中心庫(kù)、區(qū)域中心庫(kù)、代理商和代理商分公司的配件庫(kù)存協(xié)同，為客戶提供最優(yōu)的配件供應(yīng)解決方案——以最小的配件庫(kù)存、最快的速度、實(shí)現(xiàn)最佳的配件現(xiàn)貨率。
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